– Beschwerdeverfahren Teil 4 –

Nach der detaillierten Betrachtung der Anforderungen zur Verfahrensordnung, der Zielgruppe und den Qualifikationen der Ansprechperson, die das BAFA in den Handreichungen zum Beschwerdeverfahren festhält, geht es im letzten Teil unserer Serie um den Ablauf bzw. den Prozess nach Eingang einer Beschwerde.

Ablauf

Allgemein müssen alle eingegangenen Beschwerden dokumentiert und an die hinweisgebende Person bestätigt werden. Außerdem sollte die Eingangsbestätigung auch Informationen über den zeitlichen Verlauf und die nächsten Schritte im Prozess, sowie die Rechte der hinweisgebenden Person enthalten. Mit dem Eingang einer Beschwerde und dem Versand der Bestätigung beginnt der Kontakt zu der hinweisgebenden Person, welcher kontinuierlich aufrecht gehalten werden sollte.

Zunächst wird überprüft, ob die Beschwerde in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Wenn das der Fall ist, folgt die Klärung der Sachverhalte. In diesem Schritt wird in Zusammenarbeit mit der hinweisgebenden Person und den betroffenen Parteien die Ursache erörtert und schließlich beurteilt. Ebenso werden Erwartungen in Bezug auf Präventionsmaßnahmen und Abhilfemaßnahmen verglichen und festgehalten.

Darauf folgt die Umsetzung der erarbeiteten Präventions- und Abhilfemaßnahmen, sowie der Abschluss der Beschwerde, inklusive der Überprüfung des Prozesses und der Start zur Umsetzung der festgehaltenen Maßnahmen.

Neben der Überprüfung des Beschwerdeablaufs sollte regelmäßig das gesamte Verfahren auf seine Wirksamkeit geprüft werden.

Bei der gesamten Bearbeitung und Beurteilung der Beschwerde, müssen die Maßnahmen zum Schutz der hinweisgebenden Person und deren personenbezogenen Daten gewährleistet und eingehalten werden. Auch der Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung muss aufrecht gehalten werden.

Auswirkungen

Die Einführung solch eines Beschwerdeverfahrens ist erstmal mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden. Wie in den vorherigen Blog-Abschnitten beschrieben, muss ein System aufgebaut und eine qualifizierte Person als verantwortliche Ansprechperson definiert werden. Dies nimmt neben den zeitlichen und personellen Ressourcen, auch finanzielle Kapazitäten in Anspruch. Je nachdem für welche Art des Systems sich das Unternehmen entschieden hat, variieren die benötigten Ressourcen.

Sobald das Beschwerdeverfahren richtig läuft, kann es jedoch eine große Chance für die Unternehmen bieten. Durch das Einreichen der Beschwerden erhält das Unternehmen Einblicke in Bereiche, die ihnen bis dato unbekannt waren. So kann ein besseres Verständnis für die einzelnen Parteien geschaffen werden. Dies kann positive Auswirkungen auf Stakeholder-Beziehungen und auf die Gestaltung von Prozessen haben. Zudem können frühzeitig potenzielle Risiken erkannt werden, um geeignete Präventionsmaßnahmen zu entwickeln und so auch der Reputation behilflich zu sein.