– Beschwerdeverfahren Teil 3 –

Im dritten Teil unserer Serie zu der BAFA-Handreichung zum Beschwerdeverfahren geht es um die Anforderungen an die Ansprechperson bzw. derer Qualifikationen.

Als zentrale Schlüsselfigur ist die Ansprechperson von hoher Bedeutung, da sie das Bindeglied zwischen den Hinweisgebenden und dem Unternehmen bildet. Gerade für Hinweisgebende ist ein hohes Maß an Vertrauen bedeutsam.

Allgemein

Wie oben bereits erwähnt, bildet die Ansprechperson das Bindeglied zwischen den Hinweisgebenden und dem Unternehmen, weshalb das unparteiische Handel eine wesentliche Anforderung ist. Damit die Ansprechperson dieser Anforderung nachkommen kann, darf sie an keine Anweisung seitens des Unternehmens gebunden sein. Gleichzeitig wird durch diese Weisungsunabhängigkeit das Risiko eines Interessenkonflikts bei der Ansprechperson gemindert. Für die Ermöglichung eines unabhängigen Handelns empfiehlt das BAFA die Einrichtung eines vertraglich verankerten Kündigungsschutz für die verantwortliche Person des Beschwerdeverfahrens.

Hand in Hand mit der Anforderung des unparteiischen Handelns geht die Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Jegliche Informationen zu der eingegangenen Beschwerde und zu den betroffenen Personen müssen streng vertraulich behandelt werden.

Eine weitere Qualifikation, die Ansprechpersonen erbringen müssen, ist die angemessene Schulung. Diese Schulung kann eine fachliche Ausbildung oder bereits vorhandenen Berufserfahrung in Bereichen der Konfliktlösungen und Mediation, des Personalwesens oder der Nachhaltigkeitsthemen in Bezug auf die Lieferkette sein. Auch absolvierte Fortbildungen zu dieser Thematik zählen als angemessene Schulung.

Des Weiteren müssen Ansprechpersonen die zeitlichen Ressourcen zur Verfügung haben, sich mit den eingehenden Beschwerden zu befassen. Für eine faire und fundierte Beurteilung und Bearbeitung einer Beschwerde brauchen die Ansprechpersonen genügenden Zeit. Grund für den hohen Zeitaufwand in der Bearbeitungsphase ist neben der genauen Ursachenbetrachtung der Perspektivenwechsel, durch den die Ansprechpersonen ein besseres Verständnis auf die Sicht der Hinweisgebenden erlangen.

Ausblick

Wie genau die Bearbeitungsphase und der Ablauf nach dem Eingang einer Beschwerde aussehen, wird im nächsten und letzten Teil unserer Serie zu den Anforderungen der BAFA-Handreichung zum Beschwerdeverfahren erläutert.